Geschlossene Dateien haben ein Datei-Format, dass die Datei beim Absender und Empfänger gleich aussehen lässt. In der Regel können geschlossenen Datei nicht verändert oder bearbeitet werden.
In einer geschlossenen Datei werden alle Bilder, Schriften und andere Inhalte integriert und für eine Weitergabe vorbereitet und abgespeichert. Im Gegensatz zu offenen Dateien werden hierbei alle Datenverknüpfungen aufgehoben.
Geschlossene Dateien sind daher nur in Ausnahmefällen für eine Weiterbearbeitung tauglich. Vielmehr haben sie das Ziel keine Veränderungen zuzulassen, um z.B: genau das Druckergebnis zu erhalten, welches gewünscht ist. Dateien in geschlossenen Formaten sind zum Beispiel JPG-, PDF- oder TIF-Dateien.
Da bei der Weitergabe eine Änderung ausgeschlossen werden kann, wird das PDF-Format von vielen Druckereien bevorzugt. Dazu kommt, dass beim einhalten des PDF-Standards die Datei beim Empfänger genau so aussieht wie beim Ersteller, auch wenn der Empfänger nicht über die gleichen Programme verfügt.
Geschlossenen Dateien werden u.a. auch Austauschformat genannt. Dieser Begriff aus der elektronischen Datenverarbeitung (EDV) bezeichnet meist ein Dateiformat, welches mit vielen verschiedenen Anwendungen auf fast jedem Betriebssystem kompatibel ist.
